Initiierung und strategische Planung
Anregungen zur GIS-Einführung im kommunalen Umfeld gehen häufig von der operationellen Ebene aus, d. h. die projektauslösenden Ideen entstehen in und durch einzelne Mitarbeiter in Ämtern und Abteilungen. Probleme bei der Erledigung von Aufgaben oder in der Bearbeitung zunehmend umfangreicherer Informationssammlungen werden erkannt und sind Ausgangspunkt für die Suche nach zeitgemäßen Lösungen unter Nutzung der Informationstechnologie.
Da die Systemeinführung Auswirkungen auf die personellen und finanziellen Ressourcen einer Kommune haben wird, darf auch eine erste, strategische Planung nur dann fortgesetzt werden, wenn auf organisatorischer und politischer Leitungsebene die Unterstützung des Vorhabens wahrscheinlich ist. Hier werden Gespräche mit weiteren Abteilungen und Leitungsgremien helfen, den Umfang des Projekts und die zu integrierenden Bereiche herauszuarbeiten.
In einer Kurzanalyse wird die Situation möglichst objektiv mit den wahrgenommenen Problemfaktoren beschrieben, Problemlösungsansätze werden skizziert, Projektrisiken gegebenenfalls benannt, und der Nutzen der Problemlösung wird dargestellt. Das Ergebnis der Kurzanalyse wird als Projektantrag für die Durchführung der strategischen Planung formuliert.
Abbildung 1: Vorgehensmodell zur GIS-Einführung (BEHR 2000). Die Projektabschnitte bauen aufeinander auf, werden vornehmlich sequentiell durchlaufen, sie können jedoch auch Rückwirkungen auf vorangegangene Abschnitte besitzen.
Aufbau der Projektgruppe
Weitere Arbeitsschritte können und sollten bereits in Form einer Projektgruppe bearbeitet werden. Für diese Form sprechen u. a. folgende Vorteile:
- Fachlich wie organisatorisch-technisch tätige Mitarbeiter werden integriert
- Einzelne Schwerpunkte können durch erfahrene oder spezialisierte Mitarbeiter übernommen werden.
- Angehörige verschiedener Fachbereiche und Hierarchiestufen werden involviert; das Projekt wird gemeinsam getragen und verantwortet
Die Projektgruppe kann, insbesondere bei weiteren Projektabschnitten, durch externe Berater unterstützt werden; ihr Einsatz ist häufig hilfreich, da sie
- über eine große Erfahrung aus anderen Projekten verfügen,
- Datenmodellierungsansätze und DV-Konzepte kennen, die als Grundlage für die eigene, konzeptionelle Arbeit dienen,
- mit Objektivität organisationsinterne Vorgänge wahrnehmen, beurteilen und einen Prozess der Kooperation in Gang setzen,
- vermittelnd tätig sind und die Interessenlagen unterschiedlicher Gruppen in die Konzepterstellung einfließen lassen,
- den Projektablauf beschleunigen.
Bei der Auswahl des Beraters sind unter anderem Kriterien wie Erfahrung, Sensibilität gegenüber den Belangen der Kommune, Verständlichkeit und Objektivität zu berücksichtigen.
Die Leitung der Projektgruppe wird einem Projekteiter übertragen. Er ist Sprecher der Gruppe, trägt Verantwortung für personelle und Sachressourcen sowie die Ergebnisverantwortung. Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt sehr stark von seiner Person ab (LITKE 1995). Die Übernahme von Aufgaben und Verantwortung setzt - neben Fachwissen, methodischer und sozialer Qualifikation - voraus, dass ihm die nötigen Kompetenzen zugestanden werden. Zu diesen Befugnissen gehören die Mitwirkung bei der Festlegung der Projektziele, die inhaltliche Festlegung der Projektphasen, die Mitarbeiterauswahl sowie das fachliche Weisungsrecht.
Die Größe der Gruppe sollte in der Regel 6 - 8 Personen nicht überschreiten, da sonst Abstimmungsarbeit sowie Kommunikations- und Koordinationsprobleme die Effizienz der Zusammenarbeit in Frage stellen.
- Verständnis der kommunalen Entscheidungsgremien und ihre volle Unterstützung der Ziele und Einsatzgebiete.
- Konzentration auf gut ausgesuchte und gewinnbringende GIS-Anwendungsgebiete.
- Die Entwicklung des GIS orientiert sich an den Bedürfnissen der Kommune anstelle des schlichten Einsatzes der EDV.
- Der Aufbau der Anwendungsgebiete erfolgt geplant und schrittweise, wobei jeder Schritt hinreichend klein und einfach zu bewältigen ist.
- Die Konzeptentwicklung erfolgt durch sehr DV-erfahrene Mitarbeiter.
- Anerkennen der Bedeutung eines Datenmodells; die betroffenen Mitarbeiter werden völlig in die Entwicklung des Datenmodells einbezogen.
- Es wird ein einheitliches Modellierungskonzept und eine einheitliche Datenbeschreibungssprache eingehalten.
- Die Konvertierung der bereits vorhandenen Datenbestände wird konzeptionell berücksichtigt.
- Alle Mitarbeiter werden sorgfältig gemäß ihrer Verantwortungsstufe ausgebildet.
- Ein Datenbankverwalter führt nach Einführung des GIS eine straffe technische Kontrolle durch.
- Den Mitarbeitern wird eine ihren Anforderungen entsprechende Zugriffs- und Auswertemöglichkeit der im GIS gespeicherten Daten geboten.
- Einfachheit vor Komplexität!
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Tabelle 1: Kriterien für eine erfolgreiche GIS-Einführung.