Projektplanung

Die Planung des weiteren Projektablaufs ist das wichtigste Ergebnis der strategischen Planung. Projektplanung bedeutet in dem hier diskutierten Zusammenhang, das Vorgehensmodell auf die Besonderheiten des Projektes anzupassen. Die Anpassung betrifft nicht nur die inhaltliche Ausgestaltung der einzelnen Projektphasen; in Abhängigkeit von institutionellen und rechtlichen Randbedingungen können auch einzelne Phasen (konzeptuelle Modellierung, Kosten-Nutzen-Analyse) entfallen.
Grundlage einer Projektplanung ist das Vorliegen einer grundlegenden Aufgaben- und Zielbeschreibung, die im Rahmen der Kurzanalyse erarbeitet wurde. Die in Tab. 1 genannten Kriterien für eine erfolgreiche Systemeinführung können weitere Anhaltspunkte bieten.

Zeitplanung und Projektdauer

Vielfach wird für Informationssysteme die Forderung erhoben, dass die Dauer für den Aufbau eines Systems zwei Jahre nicht überschreiten sollte. Aufgrund einer sich ändernden Umwelt (veränderte politische Vorgaben, veränderte Mittelverfügbarkeit, Personalwechsel, organisatorische Änderungen, Weiterentwicklung der Informationstechnologie) wächst mit der Zeitdauer die Gefahr, dass ein Projekt nicht mehr den Anforderungen der Realität entspricht.
Die Projektlaufzeit im GIS-Bereich ist in der Tat ein sehr ernst zu nehmender Faktor und überschreitet zumindest in mittleren und großen Kommunen - insbesondere bei Einbeziehung der Erfassungsphase - in der Regel die eingeplanten Zeiten. Eine Reihe von Umständen wirken sich projektverzögernd aus und sind in der Planung zu berücksichtigen:

• Länge der Entscheidungswege: Sitzungen finden nur zu bestimmten Terminen statt, Mittel können nur im nachfolgenden Doppelhaushalt bereitgestellt werden und aus politischen Gründen können weitere Projektschritte für längere Zeit "auf Eis gelegt werden".
• Personalverfügbarkeit: Auch im Zusammenhang mit der Personalplanung sind zeitliche Aspekte mitzubedenken (Lösung aus bisherigen Aufgabengebieten, gleichzeitige Bearbeitung anderer Aufgaben und Projekte).
• Angebotserstellung: Von Anbieterseite ist mit Fristen von zwei bis vier Monaten für Angebotserstellung sowie für die Vorbereitung eines Funktionstests zu rechnen.
• Lieferfristen: Nach Auftragserteilung sind Zeitspannen für die Lieferung der Hardware, die Integration der verschiedenen Komponenten und für Softwareerstellung oder -anpassungen einzuplanen.

Festlegung der Integrationsbereiche

Welche organisatorischen Einheiten sind bei der GIS-Einführung zu integrieren?. Es besteht die Gefahr, Informationsinseln zu schaffen und dabei den Vorteil der verwaltungsweiten Informationsnutzung, beispielsweise mittels Internettechnologien, zu verspielen. Abteilungsübergreifende Integration schafft die Möglichkeit, Daten zusammenzuführen und durch die gemeinsame Auswertung Synergieeffekte zu erzielen. Notwendig ist die konstruktive Zusammenarbeit der verschiedenen Einheiten. Andererseits kann eine zu starke Konzentration GIS-relevanter Aufgaben auf einen Bereich zu signifikanten Verzögerungen führen.
Die gemeinsame Systemeinführung mit anderen Organisationen, wie einem örtlichen Energieversorgungsunternehmen, hilft, die Kostenlast auf mehrere Partner zu verteilen und führt in der Regel zu deutlichen Kostenvorteilen. Sie erfordert jedoch auch situationsspezifische Formen der Projektdurchführung, der Kommunikation und der Budgetierung. Bei der Systemauswahl gilt es, einen Kompromiss zwischen möglicherweise konkurrierenden Anforderungen zu finden. Einem Scheitern der Partnerschaft kann durch die deutliche Willenserklärung auf Führungsebene und insbesondere durch gutes Einvernehmen auf persönlicher Ebene vorgebeugt werden.

Machbarkeitsprüfung

Als Teil der strategischen Planung ist die grundsätzliche Machbarkeit der Sy-stemeinführung nachzuweisen. Dafür sind verschiedene Voraussetzungen zu prüfen (HUXHOLD 1995):

• Institutionelle Faktoren: Die Organisation ist willens und fähig, den mit der Systemeinführung verbundenen personellen und ideellen Aufwand über einen langen Zeitraum tragen zu können. Mitarbeiter mit der notwendigen Qualifikation stehen zur Verfügung, können ausgebildet oder auf dem Arbeitsmarkt gewonnen werden. Auftretende organisatorische Änderungen werden akzeptiert und können umgesetzt werden.
• Finanzielle Machbarkeit: Die für Projektdurchführung, Systembeschaffung und -betrieb geschätzten Kosten sind für das Unternehmen - zumindest während des Planungszeitraums - tragbar. Bereits erkennbare Nutzenaspekte werden berücksichtigt; eine detaillierte Kosten-Nutzen-Untersuchung wird in einer späteren Projektphase erfolgen
• Technische Machbarkeit: Die erforderliche Technologie ist verfügbar oder wird innerhalb der Projektlaufzeit verfügbar werden. Die technologische Komplexität ist aufgabenangemessen.