Kosten-Nutzen-Betrachtung
Nutzenaspekte - Wegweiser für die GIS-Einführung
Aufgrund des hohen Investitionsbedarfs der GIS-Einführung werden Kriterien zur Beurteilung dieser Entscheidung benötigt. Daher ist die Betrachtung von Kosten und Nutzen im Rahmen des hier vorgestellten Phasenmodells von besonderer Bedeutung. Dazu muss sich die Nutzenermittlung auf eine umfangreiche Befragung der einzelnen Organisationseinheiten stützen. Auch bei monetär nur schwer bewertbaren Nutzenaspekten ist hierbei eine quantifizierende Aussage erreichbar
Es lassen sich Nutzenpotentiale in vier verschiedenen Kategorien unterscheiden :
- Ein quantifizierbarer Nutzen ergibt sich durch Einsparung in den Bereichen, in denen bislang Kosten entstehen. Dies gilt insbesondere für die mögliche Reduzierung des Arbeitsaufwands durch Erhöhung der Produktivität. Beschleunigung von Arbeitsabläufen, Reduzierung des Arbeitsvolumens etc.
- Der operationelle Nutzen eines GIS liegt in der wirkungsvollen Unterstützung der Arbeitsprozesse. Er entspricht einer Erhöhung der Leistungsfähigkeit der Organisation durch höheren Personaleinsatz, beispielsweise durch Erhöhung der Qualität, Verbesserung der Aktualität, Verknüpfung von Informationen, rechtzeitige Bereitstellung von Information, Benutzerfreundlichkeit, Erstellung von thematischen Karten, flexible Ausschnitts- und Maßstabswahl, Vermögensberechnung, oder beschleunigte Auskunftserteilung.
- Wirtschaftlichkeitserwägungen müssen auch strategische Aspekte berücksichtigen, die sich spezifisch aus den Unternehmenszielen abgeleiten. Beispiele für strategische Nutzenaspekte sind u. a. die Realisierung technologisch bedingter Änderungen, die Vereinheitlichung von Datenbeständen, die Optimierung von Geschäftsprozessen (Neuplanung, Investitionsmittelplanung), eine positivere Außendarstellung (Internet) oder die Erfüllung politischer Auflagen und Zielsetzungen.
- Externer Nutzen ergibt sich für Ämter, die nicht unmittelbar durch die GIS-Einführung betroffen sind, für Bürger, die Nutzen aus einer intensivierten, neuen oder beschleunigt erbrachten Dienstleistung ziehen, für Planungsbüros durch bessere Planungsunterlagen sowie für weitere staatliche Organisationen.
Als Ergebnis der Nutzenerhebung liegen konkrete, auf den Aussagen der Fachabteilungen basierende Zahlen vor. Der so monetär bewertete Nutzen wird den mit der GIS-Einführung verbundenen Kosten in einer Kosten-Nutzen-Analyse gegenübergestellt (Abb. 3).
Abbildung 3: Vorgehen bei der Kosten-Nutzen-Untersuchung.
Quantifizierung der Nutzenaspekten
Jede involvierte Organisationseinheit muss zu jedem Informationsprodukt für jede Nutzenkategorie eine spezifische Schätzung in Hinblick auf die Erfüllung derzeitiger und künftig zu erwartender Aufgaben abgeben.
Die Angabe des Nutzens erfolgt direkt in monetären Einheiten oder - falls sich eine Arbeitsersparnis leichter ausdrücken lässt - in Stunden pro Zeiteinheit. Wesentlich ist, dass für alle Nutzenkategorien eine quantifizierende Schätzung geschieht.
Durch die Fachabteilungen ist anzugeben, wodurch der jeweilige Nutzen entsteht. Zu berücksichtigen sind auch zyklisch auftretende Nutzen (z. B. Vorbereitung von Ausschusssitzungen, Erstellung von Jahresstatistiken). Bei Bedarf können die Angaben durch zusätzliche Anmerkungen ergänzt werden, z. B. bezüglich zusätzlicher, einmaliger Nutzensaspekte. Hierbei wird deutlich, welche Arbeitsabläufe und -prozesse durch das GIS Unterstützung erfahren sollen.
Kosten
Es ist wesentlich, die verschiedenen Kostenstellen für Investition, laufenden Betrieb und Reinvestition zu kennen, um eine realistische Schätzung der Gesamtkosten zu erhalten. Kosten treten in Abhängigkeit von Art des Projekts in folgenden Bereichen auf (vgl. Abb. 4):
- Projektmanagement: Kosten für interne und externe Projektmitarbeiter, für anfallende Beratungs-, Koordinierungs-, Kontroll- und Leitungsaufgaben.
- Hardware: Dazu zählen GIS-Arbeitsplätze einschließlich der nötigen Peripheriegeräte, Server-Rechner, Ausgabegeräte einschließlich Installation. Die Hardwarewartung beinhaltet die Sicherstellung der Hardwarefunktionalität durch kurzfristige Reparatur sowie Ersatz gestörter Bauteile. Die Kosten eines solchen Wartungsvertrags betragen je nach Leistungsumfang 5% bis 20% der Anschaffungskosten pro Jahr. Dabei kann die zugesagte Reaktionszeit zwischen Anwenderanfrage und Herstellerunterstützung deutliche Kostenunterschiede verursachen.
- Software: Es fallen Kosten für Betriebssystem, GIS-Basissystem, Datenhaltungssystem, Anwendungspakete, notwenige Modifikationen und Datenkonvertierungsprogramme an. Die Softwarewartung umfasst, je nach vertraglicher Regelung, die Bereitstellung von Korrekturen (bug fixes) oder Weiterentwicklungen der gelieferten Software sowie die Aktualisierung der Dokumentation. Die Kosten eines solchen Wartungsvertrages umfassen etwa 12 - 20% der Lizenzkosten pro Jahr. Zumeist ist telefonische Unterstützung (Hotline) inbegriffen.
- Kommunikationskomponenten: Hier sind Kosten für Übertragungseinrichtungen, Installationskosten und Netzwerksoftware (einschließlich Pflegekosten!) zu erwarten.
- Systembetrieb: Neben Pflege- und Wartungskosten entstehen Kosten für Systembetreuung, Anwenderunterstützung, Installation neuer Versionen, Energie und Verbrauchsmaterialien wie Plotterpapier.
- Datenersterfassung: Je nach Art der Datenersterfassung können verschiedene Kostenkomponenten für Prüfung und Strukturierung der Erfassungsunterlagen, Datenerfassung, Vor-Ort-Erhebung und Einmessung, externe Datenerfassung einscließlich Qualitätskontrolle der erfassten Daten usw. auftreten. Für die Datenfortführung ist mit ähnlichen Kostenkomponenten wie bei der Ersterfassung zu rechnen.
- Ausbildung: Schulungsbedarf wird sich kontinuierlich entsprechend den für die einzelnen Zielgruppen geplanten Ausbildungsvorhaben ergeben.
Abbildung 4: Kostenanteile bei einer kommunalen GIS-Einführung (Angaben in Euro, Kommune, ca. 45000 Einwohner).
Kosten-Nutzen-Analyse
In die Kosten-Nutzen-Analyse werden die geschätzten Kosten und die monetären Ergebnisse der Nutzenanalyse einbezogen und für eine Durchschnittsperiode von beispielsweise 10 Jahren gegenübergestellt (BEHR 2000:220). Break-even-point und andere betriebswirtschaftliche Parameter können so ermittelt werden. Kürzere Perioden erscheinen bei der GIS-Einführung wenig sinnvoll, da in den ersten Jahren erfahrungsgemäß ein sehr hoher Kapitaleinsatz für die Datenersterfassung benötigt wird und der Nutzen erst nach einer gewissen Anlaufzeit zum Tragen kommt. Dabei ist jedoch ebenfalls zu berücksichtigen, dass die Lebensdauer einer Hardwaregeneration nur ca. 3 - 5 Jahre beträgt und entsprechend Neubeschaffungen innerhalb der Periode zu tätigen sind.